OneNote o Notion: quale App per migliorare la tua produttività?

OneNote o Notion?

La gestione degli appunti e l’organizzazione efficiente delle informazioni sono diventate essenziali nella nostra vita quotidiana per mantenere elevati livelli di produttività.

Due strumenti di gestione delle note digitali, OneNote e Notion, si sono guadagnati una reputazione significativa in questo campo.

Anche per i liberi professionisti, quali per esempio ingegneri, architetti, avvocati e commercialisti, l’uso di app come OneNote e Notion sono fondamentali per migliorare la produttività!

In questo articolo, esploreremo le caratteristiche, i punti di forza e i punti deboli di entrambi i programmi per aiutarti a scegliere il più adatto alle tue esigenze.

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Video “OneNote o Notion? Scegli la migliore App per la tua produttività”

OneNote: caratteristiche principali

OneNote è un’applicazione sviluppata da Microsoft, inclusa nel pacchetto Office.

Questo significa che può integrarsi facilmente con altri servizi Microsoft, come Outlook, Word e PowerPoint.

Questo collegamento sinergico con le applicazioni Microsoft è uno dei punti di forza di OneNote.

OneNote è un software versatile che permette di creare e organizzare note in diversi formati, tra cui testo, immagini, audio, video, disegni e molto altro.

Un’interessante funzionalità di OneNote è il riconoscimento della scrittura a mano, che consente di prendere appunti tradizionali su dispositivi con supporto touchscreen.

OneNote è disponibile gratuitamente su Windows, Mac, iOS e Android, il che significa che puoi accedere alle tue note ovunque tu sia.

Grazie al cloud, le tue note saranno automaticamente sincronizzate su tutti i tuoi dispositivi.

La struttura di OneNote si basa su blocchi note e sezioni, simili a un quaderno di appunti tradizionale, il che semplifica notevolmente l’organizzazione delle tue note.

Gli utenti possono invitare altre persone a collaborare sui loro blocchi note e sezioni, rendendola ideale per il lavoro in team.

Tuttavia, ci sono anche alcune limitazioni.

La funzione di ricerca avanzata nelle note è limitata, e l’interfaccia potrebbe sembrare complicata ai principianti.

Inoltre, l’uso intensivo di multimedia potrebbe richiedere una connessione internet affidabile.

Notion: caratteristiche principali

Notion è un’applicazione altamente personalizzabile per prendere appunti e aumentare la produttività, disponibile su diverse piattaforme, tra cui Windows, Mac, iOS e Android.

La capacità di personalizzare l’interfaccia attraverso una serie di template predefiniti la rende accessibile a un vasto pubblico, e offre funzionalità complete su ogni piattaforma.

A differenza di OneNote, Notion non si basa su blocchi appunti separati ma offre un’area di lavoro unificata in cui organizzare i contenuti in vari moduli e visualizzazioni.

Questa flessibilità permette di creare e organizzare note, documenti, database, calendari, liste di cose da fare e molto altro.

Inoltre, Notion offre la possibilità di collaborare con altre persone sulle stesse pagine e di integrarsi con servizi web come Google Drive, Dropbox e Slack.

Tuttavia, Notion ha un limite di spazio nella versione gratuita e alcune funzioni avanzate richiedono un abbonamento a pagamento.

Inoltre, potrebbe richiedere un po’ più di tempo per abituarsi all’organizzazione dei contenuti tramite blocchi e database.

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OneNote vs. Notion: Piani e Prezzi

Un altro aspetto importante da considerare nella scelta tra OneNote e Notion è il costo.

Entrambi i programmi offrono versioni gratuite, ma anche piani a pagamento con funzionalità aggiuntive.

OneNote è gratuito come parte di Microsoft Office o può essere scaricato singolarmente senza costi.

Tuttavia, esiste anche una versione premium sbloccabile tramite un abbonamento a Microsoft 2019 o Microsoft 365.

Questa versione a pagamento offre funzionalità extra come maggiore spazio di archiviazione su OneDrive e integrazioni più avanzate.

Notion, d’altra parte, offre una versione gratuita con 5 MB di spazio di archiviazione.

Per sbloccare funzionalità avanzate e ottenere più spazio di archiviazione, è necessario sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale a partire da 8 dollari al mese (prezzo ottobre 2023).

Le funzionalità extra includono l’uso dell’intelligenza artificiale e maggiore spazio per i file.

Va notato che i prezzi dei piani possono variare nel tempo, quindi è consigliabile verificare i costi attuali prima di prendere una decisione.

OneNote vs. Notion: Pro e Contro

Ecco un riepilogo dei punti di forza e delle limitazioni di OneNote e Notion:

OneNote:

Pro:

– Compatibilità con diverse piattaforme e sistemi operativi, come Windows, Mac, iOS, Android e web. Si può accedere alle proprie note da qualsiasi luogo e sincronizzarle facilmente;

– Flessibilità nella creazione e gestione delle note. Si può scegliere tra diversi layout, colori, stili e tipi di contenuto e si può anche disegnare a mano libera o usare la penna digitale;

– Supporto per vari tipi di contenuto, tra cui testo, immagini, audio, video, e altro. È possibile anche inserire equazioni matematiche, grafici e tabelle;

– Integrazione con altre applicazioni Microsoft, come Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Si può inserire facilmente contenuti da queste applicazioni nelle proprie note o esportare le note in altri formati;

– Possibilità di collaborare in tempo reale.

– Versione gratuita per uso personale con una buona quantità di spazio di archiviazione su OneDrive.

Contro:

– Ricerca avanzata limitata. È possibile cercare solo per parole chiave o per tag;

– Interfaccia complicata per i principianti. Si può avere difficoltà a trovare le funzioni desiderate o a capire la struttura delle note;

– Richiede una connessione internet affidabile. Se si ha una connessione lenta o instabile, si possono verificare problemi o perdite di dati;

– Consumo di memoria e batteria del dispositivo, soprattutto se si usano contenuti multimediali o si hanno molte note;

– Limitazioni nella gestione dei database. Non è possibile creare delle viste personalizzate delle note o filtrarle per diversi criteri;

– Limitate integrazioni con servizi di terze parti. Se si vuole usare queste applicazioni o servizi, si può avere difficoltà a importare o esportare le note.

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Notion:

Pro:

– Versione gratuita disponibile che include 5 MB di spazio di archiviazione. Per avere più più spazio e altre funzionalità avanzate, è possibile sottoscrivere un abbonamento;

– Disponibile per diverse piattaforme, come Windows, Mac, iOS, Android e web. È buona la sincronizzazione tra desktop e mobile;

– Altamente personalizzabile.

– Supporto per una vasta gamma di contenuti e database. È possibile creare delle viste personalizzate dei database, filtrarli per diversi criteri e aggiungere delle formule o delle proprietà personalizzate;

– Possibilità di collaborare in tempo reale. È possibile anche condividere le pagine con il pubblico o con gruppi specifici di persone;

– Integrazione con servizi web come Google Drive, Dropbox, Slack e GitHub. È possibile anche esportare le pagine in diversi formati, come PDF o Markdown;

– Possibilità di creare viste personalizzate nei database come tabelle, calendari, kanban, gallerie e liste.

Contro:

– Limiti di spazio nella versione gratuita e strumenti non utilizzabili, quali l’intelligenza artificiale. Per avere più libertà e più funzionalità, è necessario pagare un abbonamento mensile o annuale;

– Curva di apprendimento più elevata rispetto a OneNote. È necessario capire come usare i blocchi e i database per creare le pagine desiderate;

– Mancanza di supporto per alcune tipologie di contenuti nelle note, come equazioni matematiche, grafici e tabelle complesse;

– Mancanza di funzioni di protezione delle note con una password o con l’impronta digitale. Le note sono accessibili solo tramite il login dell’utente o tramite i link condivisi;

– Limitata integrazione con servizi Microsoft come Outlook, Word e PowerPoint. Non è possibile importare o esportare le note in questi formati.

OneNote vs. Notion: Quale scegliere?

La scelta tra OneNote e Notion dipenderà dalle tue esigenze specifiche e dal budget disponibile.

OneNote potrebbe essere la scelta giusta se preferisci un’interfaccia semplice, sei un utente Microsoft Office e hai bisogno di una soluzione di gestione delle note intuitiva.

D’altra parte, Notion è ideale se desideri una soluzione altamente personalizzabile, hai bisogno di gestire progetti complessi o desideri un’app che si adatti alle tue esigenze specifiche.

In molti casi, gli utenti finiscono per utilizzare entrambe le applicazioni per sfruttare appieno le loro diverse capacità……io sono uno di quegli utenti 😉

La decisione finale dipende da come intendi utilizzare queste potenti applicazioni per migliorare la tua produttività.

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